峰会论坛，在不同领域、不同行业都有，我们所常见的是国家的G20峰会，还有商业峰会、行业论坛等等。有些行业为了塑造其完整性和行业归属性，还会每一年都举办一次行业内的论坛峰会，让参会者了解到每一年行业的走向和规划，以及学习一些新知识。论坛峰会的规模有大有小，大到两千以上，小到一两百人。关于如何将一场论坛峰会举办成功，关于以下几个点你一定要记住！

关于会议场地

会议场地包括要考虑的因素有：人数、规模、住宿、时间、晚宴

会议的场地由以上等方面决定，人数多少，规模大小，都决定着会议的场地是定在宴会厅还是大型会议室；是否有晚宴、是否有茶歇、参与会议的嘉宾是否需要住宿，住几晚？要考虑完众多方面之后，才能决定进行会议的场地。在宴会厅进行就可以就可以加入茶歇、晚宴等环节，还能方便参与嘉宾入住酒店，离会议室较近，较方便。场地预定，现场勘查在预算允许的情况下一定要做，如果有客房餐饮需求的话，也一并都看了；沟通内容里，主要就是费用和场地使用的细节，搭建时间安排在什么时候？茶歇有没有？有没有单独的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退吗？客房晚宴会场一起订是否有折扣价？VIP来之前必须先拿好房卡，人一到直接进房，不能在前台等开房。关于会议场地，参会人数100-300可以参考酒店较大宴会厅；参会人数达300-1000，场地可以参考小剧院（能容纳一千以内的），大型会议室，以及一些可以容纳这个人数的酒店宴会厅。如果规模达到2000以上，通常会用到体育馆、剧院、会展中心等，这些场地和五星级酒店的区别就是需要提前给他们你们的详细方案，尤其是嘉宾安排、活动流程、搭建布置，用电情况，他们有些是要走消防审批的，甚至人再多点要走公安局备案。这种规模的场地，往往不光光是开会了，可能还有其他环节，比如颁奖、演艺、演讲等等。

关于流程

流程上的东西与其他活动会议一样，什么时间做什么事情。比如完整的包括前期去到会场的一套会议流程可以是这样的：

1. 去到现场，作为工作人员，首先应该要检查外场的东西，如物料，搭建是否有什么问题，是否有做好。

2. 确定礼仪、安保、演艺的到场时间。对礼仪和安保进行培训，包括他们的站姿、他们所需要做的工作及流程，礼仪需要负责签到、给嘉宾戴胸花、颁奖、引领；安保人员需要做的是维持秩序，安检等等。对于这些工作人员，我们需要严格规范他们的工作内容、工作态度，因为他们是否专业，是否认真面对工作这些问题都能体现他们的专业的工作素质。演艺人员也是需要有时间观念，需要早到两个小时，尤其是需要彩排的情况下。

3. 热场：这一环节，是用于观众入场，内场的氛围渲染，这种热场的方式有很多，最常规的就是播放音乐，也是最简便的。一些嗨歌，会调动嘉宾的情绪，让他们更加开心的参加此次会议。第二种就是DJ打碟，DJ在一边打碟，配合着灯光秀，观众一定会感觉到还没进场就那么嗨，今天的会议也一定不会枯燥。

4. 红毯秀，对于论坛峰会来说，红毯秀比较少，但不排除重量嘉宾较多的情况下，红毯秀就会给人感受到这场会议的重要性及仪式感。

5. 嘉宾演讲，就是开始进入此次论坛峰会最核心的一步，在这个环节，需要把控好的是嘉宾的麦、背景音乐、音响音量、PPT画面切换以及灯光配合等问题。

6. 在嘉宾演讲的环节，需要注意有几位嘉宾演讲，上台演讲前，确认嘉宾需要耳麦还是手持麦，亦或是台上已经有摆好的，是否有PPT，以及需要翻页笔等。嘉宾演讲结束后是否需要礼仪送花等这些问题都需要确认好。

7. 演艺，会议时间过长的时候，可以在中间环节添加演艺，如四重奏、舞蹈、唱歌、等等让人放松心情。

8. 主持人，主持人需要有一位专门的工作人员跟着，确保流程环节的正确无误以及被更改时能及时知道。

关于物料：

关于接待

对于会务公司来说，接待一般是车辆接待。要做好车辆接待，其实也是一件挺复杂的事情，如是大型的会议就得考虑到嘉宾的问题，有些是VVIP、VIP在这些情况下安排车辆就得讲究车的型号、颜色，是否一人一车，还有车内需要保持干净。接待时间需安排好，需要安排如何更有效率的接待。接待人数较多时，是否可以考虑用大巴车接待。

车接到人，之后就到酒店了。之前酒店说过了，VVIP VIP要提前和酒店沟通拿到房卡，他们一来就直接进房间。这些级别的老大，他们的房间必须提前准备，通常酒店会有一份小的欢迎礼物，需要和酒店确认，不行的话让他们换，或者就只上卡片，礼物我们自己上。VVIP及VIP的礼品、流程、发言稿、嘉宾证这些乱七八糟的都提前放进他们房间。房间里饮料小吃这些都准备好这个不用我教了吧。然后就是花！！！让酒店准备房间里的鲜花，必须每天换新鲜的，直到贵宾退房。普通宾客，我们通常的做法是在酒店大堂设立一个我们的活动接待台，提前将所有房卡拿到，嘉宾和媒体要分开签到（就是桌上放两个签到牌，一个是嘉宾，一个是媒体，这很简单）签完到拿完资料袋就结束了。这个接待台，最好保证一直有我们自己的人在，因为有些嘉宾真的很智障，乱七八糟的事儿都不会，要来问。服务体验就体现在有没有这个接待台了。当然，相关的话术和Q&A也要提前培训好。

会议的策划与执行，说难也不难，但是琐碎的事情、物料都比较多，因此需要格外的细心，特别是对待物料。每一个环节都需要加倍的关注才不会容易出错。

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