对于一些有产品的公司，参加展览会是非常常见的事情，但始终有些人不知道这一整套流程应该是怎样的。

一、明确参展目的

一般主办方会在会议的前一年发布会议相关信息，让参办方报名参加此次展览会。作为参办方，首先应该要明确此次参展的目的，是提高企业的知名度，还是提升品牌的影响力，还是能细化到，在这一个展会期间最终成交多少张单，获得了多少个潜在客户，细化到每日最少要成交多少客户等等。切记毫无目的的做事情，那样只会浪费金钱和时间。

二、做好预算管理

参与办会的领导一般看重的是“效果”，其次才是成本，性价比高才是王道。展会策划期间，参展的真实效果暂时是无法预估的，我们能够做的是从历届展会的规模、参展人流量、观众的质量，其他同行参展的评价得到对展会的大概评估。在效果暂时看不到的情况下，领导关注的就是成本了，因此预算的整理是非常重要的工作。

一般分为：展位费用（包括报名费、场地费、设备租赁费、设计搭建等费用）；物料费用（包括礼品、礼品袋、画册、宣传手册、产品手册、x展架、企业宣传视频、产品宣传视频等设计美陈的一些费用）；物料运费（一般是物料来回搬运等费用）、人工费（有些会需要请兼职等等）；差旅费（交通费、食宿、）；以及其他费用。

三、方案贯穿一切

明确目的和了解预算管理之后，就得出一套完整的方案维系这期展览会的工作。方案贯穿着一切，是一切工作的指导思想。

1. 了解展会概况，包括这一期的展会所有信息，如what（什么展会，展会的定位是什么） , when（时间）,where（地点） how（往期效果如何，上届的相关资料）, why（参展目的）

2. 参展主题

3. 参展目的

4. 参展费用/预算

5. 工作安排

6. 展前准备工作

7. 参展产品（主要为了推出哪一些产品，这也是企业需要去了解目前的市场情况，从而推出哪一款产品是值得推出并且能够有很好的销售量的。）

8. 参展人员（了解好参加展会的人员是哪一些人群）

9. 参展布置

10. 客户邀请

11. 人员培训（工作人员的培训）

12. 宣传推广（前期、中期）

13. 推广活动、营销小游戏（抽奖、游戏等）

14. 日常工作（每天的工作流程，展会的接待工作步骤，参展人员规范，参展注意事项、每日盘点）

15. 展后工作（总结工作、盘点工作）

四、备展期间的工作

（一） 展位搭建：这一块包括前期的展位设计，了解好展会的主题，结合主题，再结合自己的公司、产品特色来设计展位，还有一些周边延展。一般主办方会在展会的前2-3个月分配展位给你，从设计到搭建至少需要花费一个月的时间，展位拿到手，立马与设计师沟通，出草图，出样稿，注意一些主办方的注意事项，哪些是能做的，哪些是做了会被罚钱的，在搭建时需要注意这些点。一般一个展位所包括的区域有：接待区、产品展示区、储物区等。画好设计草图之后，施工团队进行搭建。这个环节最好是能找到一家专业的公司帮你搞定，毕竟从设计展会区域草图、展会美陈到最后的搭建都是一件专业性强还很繁琐的事情，有专业的人士干活，效率会更高一些。寻找完他们制作搭建材料之后，我们就要整理一些报馆的资料，给到搭建公司。接下来就是等待搭建公司制作材料，之后就到实地去搭建。这整一个过程都需要把控好时间，最好是每一个项目都预留一些时间出来应对突发情况。

（二） 产品准备：包括产品调试、软件公司需要架好网络，硬件公司着重注意展位区域的布局设计。还有需要考虑产品的优惠活动，吸引参展嘉宾购买和潜在的客户群体。

（三） 物料准备

A.宣传物料

包括实物物料和电子物料。实物物料，有企业画册、产品彩页、环保袋、订制礼品（用于吸引观众）、海报、邀请函（纸质版和电子版）、名片、二维码贴、企业制服等。电子物料，一般为企业的宣传资料、产品的宣传资料（如视频、PPT、产品安装包等）。

B.办公物料

一系列办公室用品，包括但不限于签字笔、记号笔、剪刀、刀、纸、名片架、名片盒、客户信息收集表、订书机（含多盒订书针）、饮用水（含水杯）、抹布、台花等。

（四） 人员培训

参展人员的培训、产品讲解的培训等，参展前都要全体参加。

（五）宣传推广

1、广泛推广：

企业官方平台（官网、微信号、微博、知乎……）

展会的平台（会刊、官网、合作媒体等）

展会实地广告（落地广告、大幅海报、拱门广告、刀旗……）

新媒体平台、传统平台的推广

2、针对性推广：销售客户邀请（提前做好邀请函）等。

五、展会期间

  搭建期：按照设计草图、施工图进行；检查好搭建材料的质量是否安全合格，有问题的必须迅速处理。设备调试，搭建当中所提供的设备得调试到位，led屏保证视频播放无误。

 日常工作：设定每日目标，熟悉接待流程工作。一天结束需要清点产品数量，是否有破损等问题。

六、展会后期：做好会后总结工作，总结获客情况，产品销量情况，盈利情况等等。

瀚宇公关，是中国一流公关活动策划品牌，提供集创意、策划、设计与执行为一体的全案服务。是一家拥有强大资源的公关活动策划公司，业务范围涵盖中国内地，香港，澳门，韩国，泰国，新加坡，印度尼西亚，迪拜等六大国家及地区，服务于全球超过1000+客户，服务项目包含大型会务会议、论坛峰会、开业开幕、庆典年会、发布会、高端酒会、展览会、演艺晚会等等。